Datenschutzerklärung
Stand: November 2026
Hier erfahren Sie, welche personenbezogenen Daten protectly.eu verarbeitet, wozu wir das tun, wie lange wir sie speichern und welche Rechte Sie haben. Jeder Abschnitt beginnt mit einer kurzen Zusammenfassung.
Verantwortliche Stelle
Kurz gesagt: Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf protectly.eu ist die Smart-Study GmbH in Graz.
Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Smart-Study GmbHVillefortgasse 11
8010 Graz, Österreich
E-Mail: office@protectly.eu
Telefon: +43 316 438 017
Protectly ist ein Angebot der Smart-Study GmbH. Für alle Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter den oben genannten Kontaktdaten.
Kontakt für Datenschutzfragen
Für alle Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter office@protectly.eu oder unter der oben genannten Anschrift.
Hosting und Server-Logs
Kurz gesagt: Website und Datenbank laufen auf Servern der easyname GmbH in Österreich. Beim Aufruf entstehen technische Protokolle, die wir für den sicheren Betrieb benötigen.
Diese Website und ihre Datenbank werden bei der easyname GmbH, Canettistraße 5/10, 1100 Wien, Österreich, betrieben. Die Server stehen in Österreich. easyname verarbeitet die Daten in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Mit easyname besteht ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung.
Bei jedem Seitenaufruf überträgt Ihr Browser technisch bedingt Daten an unseren Server. Der Webserver protokolliert dabei üblicherweise: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Adresse, den HTTP-Statuscode, die übertragene Datenmenge, die zuvor besuchte Seite (Referrer) sowie Browser und Betriebssystem (User-Agent).
Wir nutzen diese Daten, um die Website auszuliefern, Angriffe abzuwehren und Fehler zu beheben. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir führen die Protokolle nicht mit anderen Daten zusammen und werten sie nicht für Werbe- oder Analysezwecke aus. Die Fehlerprotokolle unserer Anwendung sind so gestaltet, dass sie keine Formularinhalte enthalten.
Die Verbindung zur Website ist durchgehend mit TLS (HTTPS) verschlüsselt.
Speicherdauer: Server-Logfiles werden vom Hoster für einen begrenzten Zeitraum zur Sicherheit gespeichert.
Cookies, lokale Speicherung und Einwilligung
Kurz gesagt: Wir verwenden technisch notwendige Speicher. Externe Inhalte (der Terminkalender von Calendly) laden erst, wenn Sie zustimmen. Die Webanalyse mit Matomo läuft nur mit Ihrer Einwilligung (Kategorie „Analyse“) und ohne Cookies.
Cookies sind kleine Textdateien, die Ihr Browser speichert. Ähnlich funktioniert der lokale Speicher des Browsers (Local Storage). Für beides gilt § 165 Abs. 3 Telekommunikationsgesetz 2021 (TKG 2021): Was für den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich ist, dürfen wir ohne Einwilligung speichern. Alles andere nur mit Ihrer Einwilligung.
Auf protectly.eu kommen folgende Speicher zum Einsatz:
| Name | Art | Zweck | Speicherdauer | Kategorie |
|---|---|---|---|---|
| PHPSESSID | Cookie (eigenes) | Technische Sitzung. Schützt Kontakt- und Demo-Formular gegen gefälschte Anfragen (CSRF-Schutz), zeigt nach einer Demo-Anfrage die Bestätigungsseite an und hält die Anmeldung im internen Verwaltungsbereich. Wird nur auf der Kontaktseite, den Demo-Seiten und im Verwaltungsbereich gesetzt. Enthält nur eine zufällige Kennung. | Bis zum Schließen des Browsers (Sitzungs-Cookie, SameSite=Lax) | Notwendig |
| lang | Cookie (eigenes) | Merkt sich die Sprache, die Sie im Sprachmenü aktiv gewählt haben (nur der Sprachcode, z. B. „de“). Wird nur nach Ihrer Auswahl gesetzt und nicht für Tracking oder Analyse verwendet. | 12 Monate | Notwendig (von Ihnen ausdrücklich gewünscht) |
| protectly_consent | Local Storage (eigener Eintrag, kein Cookie) | Speichert Ihre Auswahl im Cookie-Hinweis: Version dieser Erklärung, Zeitpunkt und die gewählten Kategorien. Bleibt in Ihrem Browser und wird nicht an unseren Server übertragen. | 12 Monate. Danach fragt die Website erneut nach Ihrer Auswahl. Ändern sich die Kategorien im Cookie-Hinweis, fragen wir schon früher erneut. | Notwendig |
| Cookies von Calendly | Cookies eines Drittanbieters | Werden nur gesetzt, wenn Sie „Externe Medien“ zulassen und der Terminkalender auf der Kontaktseite lädt. Details im Abschnitt „Terminbuchung über Calendly“. | Legt Calendly fest. Namen und Laufzeiten nennt Calendly in seinen Datenschutzhinweisen: https://calendly.com/privacy | Externe Medien (Einwilligung) |
Die notwendigen Speicher setzen wir auf Grundlage von § 165 Abs. 3 TKG 2021 ein. Die damit verbundene Verarbeitung stützen wir auf unser berechtigtes Interesse an einer sicheren und funktionierenden Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Einwilligungsverwaltung: Beim ersten Besuch zeigt die Website einen Cookie-Hinweis. Darin können Sie die Kategorien „Analyse“ und „Externe Medien“ einzeln zulassen oder alles ablehnen. Die Kategorie „Notwendig“ ist immer aktiv. Ihre Auswahl speichern wir nur in Ihrem Browser (Eintrag „protectly_consent“), nicht auf unserem Server. Über „Cookie-Einstellungen ändern“ unten auf jeder Seite oder über die Schaltfläche hier können Sie Ihre Auswahl jederzeit ändern oder widerrufen. Widerrufen Sie „Externe Medien“, entfernt die Website einen bereits geladenen Terminkalender sofort.
Kategorie „Analyse“: Nur wenn Sie diese Kategorie zulassen, messen wir mit Matomo die Nutzung der Website. Ohne Ihre Zustimmung wird nichts geladen und nichts übertragen. Details finden Sie im Abschnitt „Webanalyse mit Matomo“. Ihre Auswahl können Sie jederzeit über „Cookie-Einstellungen ändern“ widerrufen.
Wir verwenden keine Werbe-Cookies, keine Tracking-Pixel und keine Social-Media-Plugins.
Webanalyse mit Matomo
Kurz gesagt: Mit Ihrer Einwilligung messen wir mit Matomo, wie die Website genutzt wird. Ohne Einwilligung wird nichts geladen und nichts übertragen.
Wir setzen die Open-Source-Software Matomo ein, um die Nutzung unserer Website statistisch auszuwerten und sie zu verbessern. Wir betreiben Matomo selbst auf unserem eigenen Server (On-Premise). Der Server steht in Europa, die Daten werden nicht in Drittländer übermittelt.
Matomo wird erst geladen, nachdem Sie im Cookie-Hinweis die Kategorie „Analyse“ zugelassen haben. Bis dahin baut Ihr Browser keine Verbindung zum Matomo-Server auf.
Verarbeitet werden: aufgerufene Seiten, Zeitpunkt des Besuchs, Referrer-Adresse, Browser- und Gerätetyp, Bildschirmauflösung, ungefähre Region und die IP-Adresse.
- Keine Cookies: Wir betreiben Matomo ohne Cookies.
- Do Not Track: Sendet Ihr Browser das Signal „Do Not Track“, wird Ihr Besuch nicht erfasst.
- Wir geben die Statistikdaten nicht an Dritte weiter.
Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 165 Abs. 3 TKG 2021).
Speicherdauer: Die Statistikdaten werden nach 14 Monaten automatisch gelöscht.
Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie die Kategorie „Analyse“ in den Cookie-Einstellungen abwählen. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
Kontaktformular
Kurz gesagt: Ihre Angaben aus dem Kontaktformular nutzen wir, um Ihre Anfrage zu beantworten. Ihre IP-Adresse speichern wir dabei nicht im Klartext, sondern nur pseudonymisiert zum Schutz vor Missbrauch.
Wenn Sie uns über das Kontaktformular schreiben, verarbeiten wir:
- Ihre Angaben: Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, das Thema der Anfrage und Ihre Nachricht. Diese Felder sind Pflichtfelder. Ohne sie können wir Ihre Anfrage nicht bearbeiten. Eine Telefonnummer können Sie freiwillig angeben, wir nutzen sie nur für eine schnelle Rückfrage.
- Technische Angaben: Zeitpunkt der Anfrage, die Sprachversion der Website, die Kennung Ihres Browsers (User-Agent, auf 255 Zeichen gekürzt) und einen pseudonymisierten Wert Ihrer IP-Adresse.
Zur IP-Adresse: Wir speichern nicht die Adresse selbst, sondern nur einen mit einem geheimen Schlüssel berechneten Prüfwert (HMAC-SHA256). Bei IPv6-Adressen fließt nur der Netzanteil (die ersten 64 Bit) ein. So erkennen wir, ob von derselben Adresse innerhalb einer Stunde auffällig viele Anfragen kommen (ab der sechsten weisen wir sie ab), ohne die Adresse im Klartext zu kennen.
Gegen automatisierten Spam enthält das Formular zusätzlich ein für Menschen unsichtbares Feld. Wird es ausgefüllt, verwerfen wir die Anfrage, ohne etwas zu speichern oder weiterzugeben. Das Sitzungs-Cookie PHPSESSID schützt das Formular außerdem gegen gefälschte Anfragen.
Zweck und Rechtsgrundlage: Wir verarbeiten Ihre Angaben, um Ihre Anfrage zu beantworten. Betrifft sie einen möglichen Vertrag, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen), sonst unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die technischen Angaben verarbeiten wir aufgrund unseres berechtigten Interesses, Missbrauch und Spam abzuwehren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Das Häkchen „Ich habe die Datenschutzerklärung gelesen.“ im Formular ist keine Einwilligung. Es bestätigt nur, dass Sie diese Hinweise kennen.
Empfänger: Ihre Anfrage wird in unserer Datenbank beim Hoster gespeichert und ist nur für berechtigte Mitarbeitende in unserem internen Verwaltungsbereich sichtbar. Zur weiteren Betreuung übertragen wir Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen und Nachricht in unser CRM-System Close (siehe „Kundenverwaltung mit Close“). Support-Anfragen von Kund:innen übertragen wir stattdessen in unser Ticketsystem Zammad (siehe „Support-Anfragen über das Ticketsystem“).
Speicherdauer: Kontaktanfragen löschen wir automatisch 24 Monate nach dem letzten Kontakt. Den Prüfwert der IP-Adresse und den User-Agent entfernen wir nach 30 Tagen. Führt die Anfrage zu einem Vertrag, bewahren wir die dafür nötigen Unterlagen nach den gesetzlichen Fristen auf.
Demo-Anfrage und Demo-Zugang
Kurz gesagt: Für Ihren kostenlosen Demo-Zugang benötigen wir Name, geschäftliche E-Mail-Adresse und Unternehmen. Die Demo läuft etwa 14 Tage.
Wenn Sie über das Demo-Formular einen Zugang anfordern, verarbeiten wir:
- Ihre Angaben: Name, geschäftliche E-Mail-Adresse und Unternehmen (Pflichtfelder). Eine Telefonnummer können Sie freiwillig angeben, wir nutzen sie nur für eine schnelle Rückfrage.
- Einen Vermerk, ob die E-Mail-Adresse von einem allgemeinen Freemail-Anbieter stammt (z. B. gmail.com oder gmx.at). Der Vermerk hilft unserem Vertrieb bei der Einordnung. Die Demo erhalten Sie in jedem Fall.
- Technische Angaben wie beim Kontaktformular: Zeitpunkt, Sprachversion, User-Agent und einen pseudonymisierten Wert der IP-Adresse. Mehr als drei Anfragen pro Stunde von derselben Adresse weisen wir ab.
- Den Bearbeitungsstand Ihrer Anfrage und das Ergebnis der Einrichtung Ihres Testzugangs.
Bestätigung per E-Mail (Double-Opt-In): Nach dem Absenden erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Der Link ist 48 Stunden gültig und kann nur einmal verwendet werden. Vom Link speichern wir nur einen Prüfwert. Ohne Bestätigung löschen wir Ihre Angaben nach 7 Tagen. Die E-Mail versenden wir über den Dienst Brevo (siehe „Empfänger und Auftragsverarbeiter“). Nach Ihrer Bestätigung melden wir uns persönlich bei Ihnen und richten den Demo-Zugang ein.
Damit die Bestätigungsseite nach dem Absenden Ihre Anfrage anzeigen kann, merkt sich die technische Sitzung (Cookie PHPSESSID) die Nummer Ihrer Anfrage. Die Formulareingaben werden wie beim Kontaktformular gegen Spam und gefälschte Anfragen geschützt.
Zweck und Rechtsgrundlage: Bereitstellung der von Ihnen angeforderten Demo und Kontaktaufnahme dazu (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage). Missbrauchsschutz: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Nach Ihrer Bestätigung übertragen wir die Anfrage in unser CRM-System Close (siehe „Kundenverwaltung mit Close“). Das Häkchen „Ich habe die Datenschutzerklärung gelesen.“ ist wie beim Kontaktformular keine Einwilligung.
Speicherdauer: Demo-Anfragen löschen wir automatisch 12 Monate nach der Anfrage, nicht bestätigte Anfragen schon nach 7 Tagen. Den Prüfwert der IP-Adresse und den User-Agent entfernen wir nach 30 Tagen.
Terminbuchung über Calendly
Kurz gesagt: Auf der Kontaktseite können Sie einen Gesprächstermin im Kalender von Calendly buchen. Der Kalender lädt erst nach Ihrer Einwilligung. Dabei können Daten in die USA gelangen.
Für die Buchung von Gesprächsterminen binden wir auf der Kontaktseite den Terminkalender der Calendly LLC, 115 E Main St., Ste A1B, Buford, GA 30518, USA, ein. Ohne Ihre Einwilligung baut die Website keine Verbindung zu Calendly auf. Sie sehen dann nur einen Hinweis und eine Schaltfläche, über die Sie zustimmen können. Alternativ erreichen Sie uns jederzeit per E-Mail, Telefon oder Kontaktformular.
Erst wenn Sie der Kategorie „Externe Medien“ zustimmen, lädt Ihr Browser den Kalender direkt von calendly.com. Calendly erhält dabei insbesondere Ihre IP-Adresse, Angaben zu Browser und Gerät sowie die Information, dass der Kalender auf protectly.eu eingebettet ist, und kann eigene Cookies setzen. Buchen Sie einen Termin, verarbeitet Calendly zusätzlich die Daten, die Sie dort eingeben (in der Regel Name, E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Anmerkungen), und übermittelt uns die Buchung.
Rechtsgrundlage für das Laden des Kalenders ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 165 Abs. 3 TKG 2021). Die Buchungsdaten verarbeiten wir zur Vorbereitung und Durchführung des gewünschten Gesprächs (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Cookie-Einstellungen widerrufen. Der Kalender verschwindet dann sofort von der Seite.
Die Buchungsdaten verarbeitet Calendly in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Mit Calendly besteht ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung. Calendly verarbeitet Daten auch in den USA. Die Übermittlung stützt sich nach Angaben von Calendly auf das EU-US Data Privacy Framework, hilfsweise auf Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Weitere Informationen: https://calendly.com/privacy
Speicherdauer: Buchungsdaten löschen wir 12 Monate nach dem Termin, sofern wir sie nicht für eine laufende Geschäftsbeziehung benötigen.
Kundenverwaltung mit Close
Kurz gesagt: Anfragen aus Kontakt- und Demo-Formular übertragen wir in unser CRM-System Close, um sie zu betreuen. Close hat seinen Sitz in den USA.
Für die Betreuung von Anfragen und Interessierten nutzen wir das CRM-System Close der Elastic Inc. (Close), Jackson, Wyoming, USA, als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Mit Close besteht ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung. Den Datenschutzkontakt von Close erreichen Sie unter dpo@close.com. Wir übermitteln:
- aus dem Kontaktformular, direkt nach dem Absenden: Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, optional Ihre Telefonnummer, das Thema der Anfrage, Ihre Nachricht (höchstens 5.000 Zeichen), die Sprachversion und die Quelle „Kontaktformular“. Ausgenommen sind Support-Anfragen, sie gehen in unser Ticketsystem Zammad. Anfragen zum Thema Karriere übertragen wir nicht an Close.
- aus dem Demo-Formular, nachdem Sie Ihre E-Mail-Adresse bestätigt haben: Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, optional Ihre Telefonnummer, die Sprachversion, die Quelle „Demo-Formular“ und den Freemail-Vermerk.
Gibt es in Close bereits genau einen Eintrag mit Ihrer E-Mail-Adresse, ergänzen wir dort nur eine Notiz zur neuen Anfrage und überschreiben keine vorhandenen Angaben. Ihre IP-Adresse und Ihren User-Agent übermitteln wir nicht an Close. Anfragen, die unser Spam-Schutz abfängt, werden nicht übertragen.
Über jeden Übertragungsversuch führen wir ein technisches Protokoll (Zeitpunkt, Ergebnis, Fehlercode). Ihre E-Mail-Adresse steht darin nur als pseudonymisierter Prüfwert, nicht im Klartext. Diese Protokolleinträge löschen wir nach 90 Tagen automatisch.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage) beziehungsweise Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer geordneten Bearbeitung von Anfragen). Soweit wir uns auf berechtigte Interessen stützen, können Sie jederzeit widersprechen (siehe „Ihre Rechte“).
Übermittlung in die USA: Close speichert die Daten in den USA. Die Übermittlung sichern wir mit den Standardvertragsklauseln der EU-Kommission ab (Modul 2, Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).
Speicherdauer in Close: Kommt kein Vertrag zustande, löschen wir Ihre Daten 24 Monate nach dem letzten Kontakt. Kommt ein Vertrag zustande, gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Wenn Sie über einen Link mit Kampagnen-Parametern (utm) auf unsere Website kommen und danach das Kontakt- oder Demo-Formular nutzen, speichern wir diese Parameter und die Einstiegsseite mit Ihrer Anfrage und übertragen sie zusammen mit Ihrer Anfrage an Close. So sehen wir, über welche Kampagne Anfragen kommen. Ein zusätzliches Cookie setzen wir dafür nicht.
Support-Anfragen über das Ticketsystem
Kurz gesagt: Wählen Sie im Kontaktformular das Thema für Support-Anfragen, legen wir dafür ein Ticket in unserem Ticketsystem Zammad an. Zammad betreiben wir selbst auf Servern der Hetzner Online GmbH in der EU.
Für Support-Anfragen von Kund:innen nutzen wir das Ticketsystem Zammad. Wir betreiben es selbst auf Servern der Hetzner Online GmbH in der EU. Wählen Sie im Kontaktformular ein Support-Thema, übertragen wir direkt nach dem Absenden:
- Ihre Angaben: Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, optional Ihre Telefonnummer, das Thema der Anfrage und Ihre Nachricht.
- Die Sprachversion der Website und die Quelle „Kontaktformular“.
- Zammad legt mit Ihrer E-Mail-Adresse ein Kontaktprofil an, falls es noch keines gibt. So können wir Ihnen per E-Mail antworten.
Support-Anfragen übertragen wir nicht in unser CRM-System Close. Ihre IP-Adresse und Ihren User-Agent übermitteln wir nicht an Zammad. Über jeden Übertragungsversuch führen wir dasselbe technische Protokoll wie bei Close (E-Mail-Adresse nur pseudonymisiert, Löschung nach 90 Tagen).
Zweck und Rechtsgrundlage: Wir verarbeiten Ihre Angaben, um Ihre Support-Anfrage zu bearbeiten und zu beantworten. Betrifft sie einen bestehenden oder möglichen Vertrag, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sonst unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Speicherdauer: Das Ticket bewahren wir so lange auf, wie wir es für die Bearbeitung Ihrer Anfrage brauchen. Führt die Anfrage zu einem Vertrag oder betrifft sie einen bestehenden Vertrag, gelten zusätzlich die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Empfänger und Auftragsverarbeiter
Kurz gesagt: Wir geben Ihre Daten nur an Dienstleister weiter, die wir für den Betrieb brauchen. Wir verkaufen keine Daten.
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen Zugriff, die die Daten für ihre Aufgabe brauchen, insbesondere Vertrieb und Kundenbetreuung. Außerdem setzen wir folgende Dienstleister ein:
| Dienstleister | Aufgabe | Sitz und Datenstandort | Grundlage |
|---|---|---|---|
| easyname GmbH | Hosting von Website und Datenbank, Server-Logs | Wien, Österreich. Server in Österreich | Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) mit Vertrag |
| Elastic Inc. (Close) | CRM-System, Betreuung von Anfragen | Jackson, Wyoming, USA. Daten in den USA | Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) mit Vertrag, Standardvertragsklauseln |
| Calendly LLC | Terminbuchung, nur nach Ihrer Einwilligung | Buford, Georgia, USA | Einwilligung für das Laden des Kalenders. Buchungsdaten: Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) mit Vertrag, EU-US Data Privacy Framework, hilfsweise Standardvertragsklauseln |
| Sendinblue SAS (Brevo) | Versand der Bestätigungs-E-Mail zur Demo-Anfrage | Paris, Frankreich. Daten in Frankreich und Belgien | Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) mit Vertrag. Zugriffe von Unterauftragsverarbeitern in Indien und den USA: EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln |
| Ticketsystem Zammad (von uns betrieben) | Bearbeitung von Support-Anfragen aus dem Kontaktformular | Server der Hetzner Online GmbH in der EU | Eigenes System auf Servern von Hetzner, siehe „Support-Anfragen über das Ticketsystem“ |
Die Bestätigungs-E-Mail zur Demo-Anfrage versenden wir über den SMTP-Dienst von Brevo (Sendinblue SAS, Paris, Frankreich). Brevo erhält dafür Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und den Inhalt der E-Mail mit dem Bestätigungslink. Brevo speichert die Daten in Frankreich und Belgien. Unterauftragsverarbeiter von Brevo in Indien und den USA können darauf zugreifen. Grundlage dafür sind das EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Weitere E-Mails mit Ihren Daten verschickt die Website nicht.
Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, zum Beispiel gegenüber Behörden oder Gerichten.
Übermittlung in Drittländer
Kurz gesagt: Website und Datenbank liegen in Österreich. In die USA gelangen Daten über Close und, nach Ihrer Einwilligung, über Calendly. Beim E-Mail-Versand über Brevo können Unterauftragsverarbeiter in Indien und den USA auf Daten zugreifen.
Grundsätzlich verarbeiten wir Ihre Daten in der Europäischen Union. Außerhalb der EU können Daten in drei Fällen verarbeitet werden: wenn wir Anfragen in das CRM-System Close übertragen, wenn Sie nach Ihrer Einwilligung den Terminkalender von Calendly laden und nutzen, und wenn Unterauftragsverarbeiter von Brevo beim Versand der Bestätigungs-E-Mail aus Indien oder den USA zugreifen.
Für die USA hat die EU-Kommission am 10. Juli 2023 einen Angemessenheitsbeschluss erlassen (EU-US Data Privacy Framework). Er gilt für Unternehmen, die nach diesem Rahmen zertifiziert sind. Calendly stützt die Übermittlung darauf, hilfsweise auf Standardvertragsklauseln. Die Übermittlung an Close sichern wir mit den Standardvertragsklauseln der EU-Kommission ab (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Bei Brevo beruhen Zugriffe von Unterauftragsverarbeitern auf dem Data Privacy Framework und auf Standardvertragsklauseln.
Schriften, Bilder und Kursdaten
Kurz gesagt: Schriften, Bilder und Skripte liefern wir von unserem eigenen Server aus. Beim Surfen auf protectly.eu entsteht keine Verbindung zu Google Fonts, Content-Delivery-Netzen oder ähnlichen Diensten.
Die Schriftarten der Website (Inter und Space Grotesk) liegen auf unserem Server. Ihre IP-Adresse wird daher nicht an Google oder andere Schriftanbieter übertragen.
Kursbeschreibungen und Kursbilder im Kurskatalog übernehmen wir aus unserer eigenen Kursdatenbank. Die Bilder speichern wir auf dem Webserver. Ihr Browser lädt sie von protectly.eu, nicht von einem Drittanbieter. Die Kursdaten enthalten keine personenbezogenen Daten von Besucher:innen.
Technisch abgesichert ist das durch eine Sicherheitsrichtlinie (Content Security Policy): Sie erlaubt Ihrem Browser, Inhalte nur von protectly.eu zu laden. Ausnahmen sind der Terminkalender von calendly.com und unser Matomo-Server, beides nur nach Ihrer Einwilligung.
Links zu anderen Websites, etwa zu unserer Karriereseite, sind normale Links. Erst wenn Sie darauf klicken, verlassen Sie protectly.eu. Dort gilt die Datenschutzerklärung des jeweiligen Anbieters.
Speicherdauer im Überblick
Kurz gesagt: Wir speichern Daten nur so lange, wie wir sie für den jeweiligen Zweck brauchen oder gesetzlich aufbewahren müssen.
- Kontaktanfragen: 24 Monate nach dem letzten Kontakt.
- Demo-Anfragen: 12 Monate nach der Anfrage. Nicht bestätigte Demo-Anfragen: 7 Tage.
- Pseudonymisierte IP-Adresse und User-Agent aus den Formularen: 30 Tage. Für den Missbrauchsschutz wird nur die jeweils letzte Stunde ausgewertet.
- Daten im CRM-System Close: 24 Monate nach dem letzten Kontakt, sofern kein Vertrag zustande kommt.
- Protokoll der Übertragungen an Close (E-Mail-Adresse nur pseudonymisiert): 90 Tage, automatische Löschung.
- Anmeldeversuche im internen Verwaltungsbereich (pseudonymisierte IP-Adresse und eingegebene E-Mail-Adresse): 2 Tage, automatische Löschung.
- Zugriffsprotokolle des Webservers: vom Hoster für einen begrenzten Zeitraum zur Sicherheit gespeichert.
- Cookies und lokaler Speicher: siehe Tabelle im Abschnitt „Cookies, lokale Speicherung und Einwilligung“.
- Buchungsdaten aus Calendly: 12 Monate nach dem Termin.
- Statistikdaten aus Matomo (nur mit Einwilligung): 14 Monate, danach werden sie automatisch gelöscht.
- Support-Tickets in Zammad: so lange, wie wir sie für die Bearbeitung Ihrer Anfrage brauchen, bei Vertragsbezug zusätzlich nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Kommt ein Vertrag zustande, bewahren wir die dafür erforderlichen Unterlagen nach den gesetzlichen Pflichten auf, insbesondere 7 Jahre nach § 132 Bundesabgabenordnung (BAO) und § 212 Unternehmensgesetzbuch (UGB).
Die Fristen für Anfragen, Protokolle und Anmeldeversuche auf der Website setzen wir mit einem täglichen automatischen Löschlauf um.
Ihre Rechte
Kurz gesagt: Sie können Auskunft verlangen, Daten berichtigen oder löschen lassen, die Verarbeitung einschränken, Ihre Daten mitnehmen, widersprechen und Einwilligungen widerrufen. Eine formlose Nachricht genügt.
Nach der DSGVO haben Sie gegenüber uns folgende Rechte:
- Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO);
- Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO);
- Löschung Ihrer Daten, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht (Art. 17 DSGVO);
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO);
- Datenübertragbarkeit: Sie erhalten die Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem gängigen, maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO);
- Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf unserem berechtigten Interesse beruhen (Art. 21 DSGVO);
- Widerruf einer erteilten Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt davon unberührt.
Ihr Widerspruchsrecht: Verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, außer wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Einer Verarbeitung für Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.
So machen Sie Ihre Rechte geltend: Schreiben Sie an office@protectly.eu oder an die oben genannte Postanschrift. Wir antworten innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Um Ihre Daten zu schützen, können wir Sie bitten, Ihre Identität nachzuweisen. Ihre Cookie-Einwilligung widerrufen Sie am einfachsten über „Cookie-Einstellungen ändern“ unten auf jeder Seite.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt.
Beschwerderecht
Kurz gesagt: Sie können sich bei der Österreichischen Datenschutzbehörde beschweren.
Wenn Sie der Ansicht sind, dass wir Ihre Daten nicht rechtmäßig verarbeiten, können Sie sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). In Österreich ist das die Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien, https://www.dsb.gv.at
Wir freuen uns, wenn Sie sich vorher an uns wenden. Oft lässt sich ein Anliegen so am schnellsten klären.
Änderungen dieser Erklärung
Kurz gesagt: Ändern sich die Website, unsere Dienstleister oder die Rechtslage, passen wir diese Erklärung an.
Wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung, wenn wir neue Funktionen einführen, Dienstleister wechseln oder sich die Rechtslage ändert. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte Fassung. Das Datum des Stands finden Sie am Anfang der Erklärung. Betrifft eine Änderung Ihre Einwilligung, fragen wir diese über den Cookie-Hinweis erneut ab.