Integritetspolicy

Senast uppdaterad: november 2026

Den här svenska versionen tillhandahålls som en service. Endast den tyska versionen är juridiskt bindande.

Här får du veta vilka personuppgifter protectly.eu behandlar, varför vi gör det, hur länge vi lagrar dem och vilka rättigheter du har. Varje avsnitt inleds med en kort sammanfattning.

Personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig i den mening som avses i dataskyddsförordningen (GDPR) är:

Smart-Study GmbH
Villefortgasse 11
8010 Graz, Österrike
E-post: office@protectly.eu
Telefon: +43 316 438 017

Protectly är ett erbjudande från Smart-Study GmbH. För alla frågor om dataskydd och för att utöva dina rättigheter når du oss via kontaktuppgifterna ovan.

Kontakt i dataskyddsfrågor

Med frågor om dataskydd eller om du vill utöva dina rättigheter når du oss på office@protectly.eu eller på postadressen ovan.

Hosting och serverloggar

Den här webbplatsen och dess databas drivs hos easyname GmbH, Canettistraße 5/10, 1100 Wien, Österrike. Servrarna står i Österrike. easyname behandlar uppgifterna på vårt uppdrag som personuppgiftsbiträde (art. 28 GDPR). Med easyname finns ett personuppgiftsbiträdesavtal.

Vid varje sidvisning skickar din webbläsare av tekniska skäl uppgifter till vår server. Webbservern loggar då vanligtvis: IP-adress, datum och klockslag, den begärda adressen, HTTP-statuskoden, den överförda datamängden, den tidigare besökta sidan (referrer) samt webbläsare och operativsystem (user agent).

Vi använder uppgifterna för att leverera webbplatsen, avvärja attacker och åtgärda fel. Rättslig grund är vårt berättigade intresse av en säker och stabil drift (art. 6.1 f GDPR). Vi för inte samman loggarna med andra uppgifter och utvärderar dem inte för reklam- eller analysändamål. Applikationens felloggar är utformade så att de inte innehåller något formulärinnehåll.

Anslutningen till webbplatsen är genomgående krypterad med TLS (HTTPS).

Lagringstid: Webbhotellet sparar serverloggfiler under en begränsad tid av säkerhetsskäl.

Cookies, lokal lagring och samtycke

Cookies är små textfiler som din webbläsare lagrar. Webbläsarens lokala lagring (Local Storage) fungerar på liknande sätt. För båda gäller § 165 stycke 3 i den österrikiska telekommunikationslagen 2021 (TKG 2021): Det som är absolut nödvändigt för den tjänst du uttryckligen har begärt får vi lagra utan samtycke. Allt annat kräver ditt samtycke.

På protectly.eu används följande lagring:

De nödvändiga lagringarna använder vi med stöd av § 165 stycke 3 TKG 2021. Den behandling som hör till dem grundar vi på vårt berättigade intresse av en säker och fungerande webbplats (art. 6.1 f GDPR).

Hantering av samtycke: Vid första besöket visar webbplatsen ett cookie-meddelande. Där kan du tillåta kategorierna ”Analys” och ”Externa medier” var för sig eller avvisa allt. Kategorin ”Nödvändiga” är alltid aktiv. Ditt val sparar vi bara i din webbläsare (posten ”protectly_consent”), inte på vår server. Via ”Ändra cookie-inställningar” längst ned på varje sida eller via knappen här kan du när som helst ändra eller återkalla ditt val. Om du återkallar ”Externa medier” tar webbplatsen genast bort en redan laddad bokningskalender.

Kategorin ”Analys”: Bara om du tillåter den här kategorin mäter vi användningen av webbplatsen med Matomo. Utan ditt samtycke laddas och skickas ingenting. Detaljer finns i avsnittet ”Webbanalys med Matomo”. Du kan när som helst återkalla ditt val via ”Ändra cookie-inställningar”.

Vi använder inga reklamcookies, inga spårningspixlar och inga plugin för sociala medier.

Ändra cookie-inställningar

Webbanalys med Matomo

Vi använder programvaran Matomo (öppen källkod) för att statistiskt utvärdera användningen av vår webbplats och förbättra den. Vi driver Matomo själva på vår egen server (on-premise). Servern står i Europa och uppgifterna överförs inte till tredjeländer.

Matomo laddas först när du har tillåtit kategorin ”Analys” i cookie-meddelandet. Fram till dess gör din webbläsare ingen anslutning till Matomo-servern.

Uppgifter som behandlas: besökta sidor, tidpunkt för besöket, hänvisande adress, typ av webbläsare och enhet, skärmupplösning, ungefärlig region och IP-adressen.

• Inga cookies: vi kör Matomo utan cookies.
• Do Not Track: skickar din webbläsare signalen ”Do Not Track” registreras ditt besök inte.
• Vi lämnar inte vidare statistikuppgifterna till tredje part.

Rättslig grund är ditt samtycke (art. 6.1 a GDPR och § 165 punkt 3 TKG 2021).

Lagringstid: Statistikuppgifterna raderas automatiskt efter 14 månader.

Återkallelse: du kan när som helst återkalla ditt samtycke med verkan för framtiden genom att stänga av kategorin ”Analys” i cookie-inställningarna. Behandling som skett fram till dess förblir laglig.

Ändra cookie-inställningar

Kontaktformulär

När du skriver till oss via kontaktformuläret behandlar vi:

• Dina uppgifter: namn, e-postadress, företag, förfrågans ämne och ditt meddelande. Dessa fält är obligatoriska. Utan dem kan vi inte hantera din förfrågan. Du kan frivilligt lämna ett telefonnummer, vi använder det bara för en snabb följdfråga.
• Tekniska uppgifter: tidpunkten för förfrågan, webbplatsens språkversion, din webbläsares identifierare (user agent, kortad till 255 tecken) och ett pseudonymiserat värde av din IP-adress.

Om IP-adressen: Vi lagrar inte själva adressen utan bara ett kontrollvärde som beräknas med en hemlig nyckel (HMAC-SHA256). För IPv6-adresser används bara nätverksdelen (de första 64 bitarna). På så sätt upptäcker vi om ovanligt många förfrågningar kommer från samma adress inom en timme (från den sjätte avvisar vi dem) utan att känna till adressen i klartext.

Mot automatiserad skräppost innehåller formuläret dessutom ett fält som är osynligt för människor. Om det fylls i förkastar vi förfrågan utan att spara eller vidarebefordra något. Sessionscookien PHPSESSID skyddar dessutom formuläret mot förfalskade förfrågningar.

Syfte och rättslig grund: Vi behandlar dina uppgifter för att besvara din förfrågan. Rör den ett möjligt avtal är rättslig grund art. 6.1 b GDPR (åtgärder inför ett avtal), annars vårt berättigade intresse av att besvara förfrågningar (art. 6.1 f GDPR). De tekniska uppgifterna behandlar vi på grund av vårt berättigade intresse av att avvärja missbruk och skräppost (art. 6.1 f GDPR). Kryssrutan ”Jag har läst integritetspolicyn.” i formuläret är inget samtycke. Den bekräftar bara att du känner till den här informationen.

Mottagare: Din förfrågan lagras i vår databas hos webbhotellet och är bara synlig för behöriga medarbetare i vårt interna administrationsområde. För fortsatt uppföljning för vi över namn, e-postadress, företag och meddelande till vårt CRM-system Close (se ”Kundhantering med Close”). Supportärenden från kunder för vi i stället över till vårt ärendesystem Zammad (se ”Supportärenden via vårt ärendesystem”).

Lagringstid: Kontaktförfrågningar raderar vi automatiskt 24 månader efter senaste kontakt. Kontrollvärdet för IP-adressen och user agent tar vi bort efter 30 dagar. Leder förfrågan till ett avtal sparar vi nödvändiga underlag under de lagstadgade tiderna.

Demoförfrågan och demoåtkomst

När du begär en åtkomst via demoformuläret behandlar vi:

• Dina uppgifter: namn, jobbmejladress och företag (obligatoriska fält). Du kan frivilligt lämna ett telefonnummer, vi använder det bara för en snabb följdfråga.
• En anteckning om huruvida e-postadressen kommer från en allmän gratis e-posttjänst (t.ex. gmail.com eller gmx.at). Anteckningen hjälper vår försäljning att bedöma förfrågan. Du får demon i vilket fall som helst.
• Tekniska uppgifter som vid kontaktformuläret: tidpunkt, språkversion, user agent och ett pseudonymiserat värde av IP-adressen. Fler än tre förfrågningar per timme från samma adress avvisar vi.
• Handläggningsstatus för din förfrågan och resultatet av att din teståtkomst ordnades.

Bekräftelse via e-post (double opt-in): När du har skickat formuläret får du ett e-postmeddelande med en bekräftelselänk. Länken är giltig i 48 timmar och kan bara användas en gång. Av länken sparar vi bara ett kontrollvärde. Utan bekräftelse raderar vi dina uppgifter efter 7 dagar. Meddelandet skickar vi via tjänsten Brevo (se ”Mottagare och personuppgiftsbiträden”). När du har bekräftat kontaktar vi dig personligen och ordnar demoåtkomsten.

För att bekräftelsesidan ska kunna visa din förfrågan efter att du skickat formuläret kommer den tekniska sessionen (cookien PHPSESSID) ihåg numret på din förfrågan. Formulärinmatningarna skyddas mot skräppost och förfalskade förfrågningar på samma sätt som vid kontaktformuläret.

Syfte och rättslig grund: Tillhandahållande av den demo du har begärt och kontakt om den (art. 6.1 b GDPR, åtgärder inför ett avtal på din begäran). Skydd mot missbruk: art. 6.1 f GDPR. När du har bekräftat för vi över förfrågan till vårt CRM-system Close (se ”Kundhantering med Close”). Precis som vid kontaktformuläret är kryssrutan ”Jag har läst integritetspolicyn.” inget samtycke.

Lagringstid: Demoförfrågningar raderar vi automatiskt 12 månader efter förfrågan, obekräftade förfrågningar redan efter 7 dagar. Kontrollvärdet för IP-adressen och user agent tar vi bort efter 30 dagar.

Tidsbokning via Calendly

För bokning av mötestider bygger vi in bokningskalendern från Calendly LLC, 115 E Main St., Ste A1B, Buford, GA 30518, USA, på kontaktsidan. Utan ditt samtycke upprättar webbplatsen ingen anslutning till Calendly. Du ser då bara ett meddelande och en knapp som du kan använda för att samtycka. Alternativt når du oss när som helst via e-post, telefon eller kontaktformuläret.

Först när du samtycker till kategorin ”Externa medier” laddar din webbläsare kalendern direkt från calendly.com. Calendly får då särskilt din IP-adress, uppgifter om webbläsare och enhet samt informationen att kalendern är inbäddad på protectly.eu, och kan sätta egna cookies. Om du bokar en tid behandlar Calendly dessutom de uppgifter du anger där (vanligtvis namn, e-postadress och eventuella anmärkningar) och förmedlar bokningen till oss.

Rättslig grund för att ladda kalendern är ditt samtycke (art. 6.1 a GDPR i förening med § 165 stycke 3 TKG 2021). Bokningsuppgifterna behandlar vi för att förbereda och genomföra det önskade mötet (art. 6.1 b GDPR). Du kan när som helst återkalla ditt samtycke med verkan för framtiden via cookie-inställningarna. Kalendern försvinner då genast från sidan.

Bokningsuppgifterna behandlar Calendly på vårt uppdrag som personuppgiftsbiträde (art. 28 GDPR). Med Calendly finns ett personuppgiftsbiträdesavtal. Calendly behandlar uppgifter även i USA. Enligt Calendly grundar sig överföringen på EU-US Data Privacy Framework och i andra hand på EU-kommissionens standardavtalsklausuler. Mer information: https://calendly.com/privacy

Lagringstid: Bokningsuppgifter raderar vi 12 månader efter mötet, om vi inte behöver dem för en pågående affärsrelation.

Kundhantering med Close

För uppföljning av förfrågningar och intressenter använder vi CRM-systemet Close från Elastic Inc. (Close), Jackson, Wyoming, USA, som personuppgiftsbiträde (art. 28 GDPR). Med Close finns ett personuppgiftsbiträdesavtal. Closes dataskyddskontakt når du på dpo@close.com. Vi överför:

• från kontaktformuläret, direkt när du har skickat det: namn, e-postadress, företag, valfritt ditt telefonnummer, förfrågans ämne, ditt meddelande (högst 5 000 tecken), språkversionen och källan ”Kontaktformulär”. Undantaget är supportärenden, de går till vårt ärendesystem Zammad. Förfrågningar om karriär för vi inte över till Close.
• från demoformuläret, när du har bekräftat din e-postadress: namn, e-postadress, företag, valfritt ditt telefonnummer, språkversionen, källan ”Demoformulär” och anteckningen om gratis e-posttjänst.

Finns det redan exakt en post med din e-postadress i Close lägger vi bara till en anteckning om den nya förfrågan där och skriver inte över befintliga uppgifter. Din IP-adress och din user agent överför vi inte till Close. Förfrågningar som vårt skräppostskydd fångar upp överförs inte.

Över varje överföringsförsök för vi en teknisk logg (tidpunkt, resultat, felkod). Din e-postadress finns där bara som pseudonymiserat kontrollvärde, inte i klartext. Dessa loggposter raderar vi automatiskt efter 90 dagar.

Rättslig grund: art. 6.1 b GDPR (åtgärder inför ett avtal på din begäran) respektive art. 6.1 f GDPR (berättigat intresse av en ordnad hantering av förfrågningar). I den mån vi stöder oss på berättigade intressen kan du när som helst invända (se ”Dina rättigheter”).

Överföring till USA: Close lagrar uppgifterna i USA. Överföringen skyddar vi med EU-kommissionens standardavtalsklausuler (modul 2, art. 46.2 c GDPR).

Lagringstid i Close: Om inget avtal ingås raderar vi dina uppgifter 24 månader efter senaste kontakt. Om ett avtal ingås gäller de lagstadgade lagringstiderna.

Om du kommer till vår webbplats via en länk med kampanjparametrar (utm) och sedan använder kontakt- eller demoformuläret, sparar vi dessa parametrar och ingångssidan med din förfrågan och överför dem till Close tillsammans med din förfrågan. Så ser vi vilken kampanj förfrågningarna kommer från. Vi sätter ingen extra cookie för detta.

Supportärenden via vårt ärendesystem

För supportärenden från kunder använder vi ärendesystemet Zammad. Vi driver det själva på servrar hos Hetzner Online GmbH i EU. Om du väljer ett supportämne i kontaktformuläret för vi över följande direkt när du har skickat det:

• Dina uppgifter: namn, e-postadress, företag, valfritt ditt telefonnummer, förfrågans ämne och ditt meddelande.
• Webbplatsens språkversion och källan ”Kontaktformulär”.
• Zammad skapar en kontaktprofil med din e-postadress om det inte redan finns någon. Så kan vi svara dig per e-post.

Supportärenden för vi inte över till vårt CRM-system Close. Din IP-adress och din user agent skickar vi inte till Zammad. Över varje överföringsförsök för vi samma tekniska logg som för Close (e-postadressen bara pseudonymiserad, raderas efter 90 dagar).

Syfte och rättslig grund: Vi behandlar dina uppgifter för att hantera och besvara ditt supportärende. Rör det ett befintligt eller möjligt avtal är rättslig grund art. 6.1 b GDPR, annars vårt berättigade intresse av att besvara förfrågningar (art. 6.1 f GDPR).

Lagringstid: Vi sparar ärendet så länge vi behöver det för att hantera din förfrågan. Leder förfrågan till ett avtal eller rör den ett befintligt avtal gäller dessutom de lagstadgade arkiveringstiderna.

Mottagare och personuppgiftsbiträden

Inom vårt företag får bara de personer åtkomst som behöver uppgifterna för sin uppgift, särskilt försäljning och kundtjänst. Dessutom använder vi följande tjänsteleverantörer:

Bekräftelsemeddelandet för demoförfrågningar skickar vi via SMTP-tjänsten från Brevo (Sendinblue SAS, Paris, Frankrike). Brevo får då din e-postadress, ditt namn och innehållet i meddelandet med bekräftelselänken. Brevo lagrar uppgifterna i Frankrike och Belgien. Brevos underbiträden i Indien och USA kan få åtkomst till dem. Grunden för det är EU-US Data Privacy Framework och EU-kommissionens standardavtalsklausuler. Webbplatsen skickar inga andra e-postmeddelanden med dina uppgifter.

I övrigt lämnar vi bara ut uppgifter om vi är rättsligt skyldiga till det, till exempel till myndigheter eller domstolar.

Överföring till tredjeländer

I grunden behandlar vi dina uppgifter inom Europeiska unionen. Utanför EU kan uppgifter behandlas i tre fall: när vi för över förfrågningar till CRM-systemet Close, när du efter ditt samtycke laddar och använder Calendlys bokningskalender, och när Brevos underbiträden i Indien eller USA får åtkomst till uppgifter vid utskicket av bekräftelsemeddelandet.

För USA fattade EU-kommissionen den 10 juli 2023 ett beslut om adekvat skyddsnivå (EU-US Data Privacy Framework). Det gäller företag som är certifierade enligt detta ramverk. Calendly grundar överföringen på detta och i andra hand på standardavtalsklausuler. Överföringen till Close skyddar vi med EU-kommissionens standardavtalsklausuler (art. 46.2 c GDPR). Hos Brevo grundar sig åtkomst från underbiträden på Data Privacy Framework och på standardavtalsklausuler.

Typsnitt, bilder och kursdata

Webbplatsens typsnitt (Inter och Space Grotesk) ligger på vår server. Din IP-adress överförs därför inte till Google eller andra typsnittsleverantörer.

Kursbeskrivningar och kursbilder i kurskatalogen hämtar vi från vår egen kursdatabas. Bilderna lagrar vi på webbservern. Din webbläsare laddar dem från protectly.eu, inte från en tredjepartsleverantör. Kursdatan innehåller inga personuppgifter om besökare.

Det säkerställs tekniskt genom en säkerhetspolicy (Content Security Policy): Den tillåter din webbläsare att ladda innehåll bara från protectly.eu. Undantagen är bokningskalendern från calendly.com och vår Matomo-server, i båda fallen först efter ditt samtycke.

Länkar till andra webbplatser, till exempel till vår karriärsida, är vanliga länkar. Först när du klickar på dem lämnar du protectly.eu. Där gäller respektive leverantörs integritetspolicy.

Lagringstider i översikt

• Kontaktförfrågningar: 24 månader efter senaste kontakt.
• Demoförfrågningar: 12 månader efter förfrågan. Obekräftade demoförfrågningar: 7 dagar.
• Pseudonymiserad IP-adress och user agent från formulären: 30 dagar. För skyddet mot missbruk utvärderas bara den senaste timmen.
• Uppgifter i CRM-systemet Close: 24 månader efter senaste kontakt, om inget avtal ingås.
• Logg över överföringar till Close (e-postadress bara pseudonymiserad): 90 dagar, automatisk radering.
• Inloggningsförsök i det interna administrationsområdet (pseudonymiserad IP-adress och angiven e-postadress): 2 dagar, automatisk radering.
• Webbserverns åtkomstloggar: sparas av webbhotellet under en begränsad tid av säkerhetsskäl.
• Cookies och lokal lagring: se tabellen i avsnittet ”Cookies, lokal lagring och samtycke”.
• Bokningsuppgifter från Calendly: 12 månader efter mötet.
• Statistikuppgifter från Matomo (bara med samtycke): 14 månader, därefter raderas de automatiskt.
• Supportärenden i Zammad: så länge vi behöver dem för att hantera din förfrågan, vid avtalskoppling dessutom enligt de lagstadgade arkiveringstiderna.

Om ett avtal ingås bevarar vi de handlingar som krävs enligt de lagstadgade skyldigheterna, särskilt i 7 år enligt § 132 den österrikiska skattelagen (BAO) och § 212 den österrikiska företagslagen (UGB).

Tiderna för förfrågningar, loggar och inloggningsförsök på webbplatsen tillämpar vi med en daglig automatisk raderingskörning.

Dina rättigheter

Enligt GDPR har du följande rättigheter gentemot oss:

• tillgång till de uppgifter som lagras om dig (art. 15 GDPR);
• rättelse av felaktiga eller ofullständiga uppgifter (art. 16 GDPR);
• radering av dina uppgifter, i den mån ingen lagstadgad bevarandeskyldighet hindrar det (art. 17 GDPR);
• begränsning av behandlingen (art. 18 GDPR);
• dataportabilitet: du får de uppgifter du har lämnat till oss i ett vanligt, maskinläsbart format (art. 20 GDPR);
• invändning mot behandling som grundar sig på vårt berättigade intresse (art. 21 GDPR);
• återkallande av ett lämnat samtycke när som helst med verkan för framtiden (art. 7.3 GDPR). Behandlingens lagenlighet fram till återkallandet påverkas inte av detta.

Din rätt att invända: Behandlar vi dina uppgifter med stöd av art. 6.1 f GDPR kan du när som helst invända av skäl som hänför sig till din särskilda situation. Vi behandlar då inte längre uppgifterna, om vi inte kan visa tvingande berättigade skäl eller behandlingen behövs för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Mot behandling för direktmarknadsföring kan du när som helst invända utan att ange skäl.

Så utövar du dina rättigheter: Skriv till office@protectly.eu eller till postadressen ovan. Vi svarar inom en månad (art. 12.3 GDPR). För att skydda dina uppgifter kan vi be dig styrka din identitet. Ditt cookie-samtycke återkallar du enklast via ”Ändra cookie-inställningar” längst ned på varje sida.

Automatiserat beslutsfattande, inbegripet profilering (art. 22 GDPR), förekommer inte.

Rätt att klaga

Om du anser att vi behandlar dina uppgifter på ett otillåtet sätt kan du lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet (art. 77 GDPR). I Österrike är det Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien, https://www.dsb.gv.at

Vi blir glada om du kontaktar oss först. Ofta går ett ärende att reda ut snabbast på det sättet.

Ändringar av denna policy

Vi uppdaterar denna integritetspolicy när vi inför nya funktioner, byter tjänsteleverantörer eller rättsläget ändras. Det är alltid den version som publiceras här som gäller. Datumet för senaste uppdatering hittar du i början av policyn. Berör en ändring ditt samtycke frågar vi efter det på nytt via cookie-meddelandet.